Die Debitorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung. Dort werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, die die Kunden des Unternehmens betreffen. Das beinhaltet vorrangig die Forderungen des Unternehmens gegenüber dem Debitor, wie beispielsweise Dienstleistungen oder Warenlieferungen.
Um die Übersichtlichkeit der Forderungen zu gewährleisten, werden alle Forderungen auf sogenannten Kontokorrentkonten bzw. Debitorenkonten gebucht. Grundsätzlich stellen diese Forderungen ein Guthaben dar, das innerhalb der Zahlungsfrist als Einzahlung erfolgt.
In der Finanzbuchhaltung gibt es zwei Möglichkeiten der Kontoführung. Entweder erhält jeder Debitor sein eigenes Konto oder sie werden in bestimmte Gruppen eingeteilt und erhalten ein gemeinsames Debitorenkonto.
Wie die Debitorenkonten geregelt sind, ist abhängig vom Unternehmen und seiner Kundenstruktur. Denn die Debitorenbuchhaltung hat nicht nur einen dokumentarischen Zweck, sondern auch die Aufgabe, Forderungen zu managen und wenn nötig, Zahlungen einzutreiben.
Forderungsmanagement: Sie verwaltet die Debitorenkonten und prüft somit in regelmäßigen Abständen die Forderungen. Dazu zählt das Festhalten von offenen Rechnungen und auch Überbezahlungen. Sie hat dafür Sorge zu tragen, dass alle Debitoren ihre Zahlungsziele einhalten. Die Überprüfung der offenen Forderungen ist die Vorarbeit für die 2. Aufgabe der Debitorenbuchhaltung.
Mahnwesen: Hat ein Kunde (Debitor) seine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen, geht seine Forderung in den Mahnprozess über. Grundsätzlich wird hierbei zwischen gerichtlichem und außergerichtlichem Mahnwesen unterschieden.
Natürlich möchte man als Unternehmen die Beziehung zu einem Kunden nicht unnötig belasten. Daher beginnen viele Unternehmen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung bzw. einem persönlichen Anruf. In vielen Fällen lässt sich die Angelegenheit so bereits klären.
Sollte dies nicht helfen, beginnt der eigentliche Mahnprozess. Wie viele Stufen dieser beinhaltet, kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Ergibt sich auch hier keine Einigung oder Reaktion des Debitors wird der gerichtliche Prozess eingeleitet.
Wird die Forderung auch nach mehreren Zahlungserinnerungen nicht beglichen, so schaltet die Debitorenbuchhaltung einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen ein. Ist genug Wissen zum Mahnprozess vorhanden, so kann auch die Abteilung selbst den Prozess durchführen.
Für das Management eines Unternehmens ist die finanzielle Lage wichtig. Dazu gehören auch die Informationen über offene Forderungen, da so die eigene Liquidität bestimmt werden kann und somit auch, ob kurzfristige Mittel für eine Investition zur Verfügung stehen.
Darunter wird das Sammeln von Informationen über das Zahlungsverhalten der Debitoren verstanden. So lässt sich eine Art internes Rating aufstellen, das frühzeitig Warnhinweise zu möglichen Insolvenzen von Kunden gibt. Das kann in heiklen Situationen den Schaden für das Unternehmen minimieren, wenn beispielsweise ab einem gewissen Level keine Lieferungen mehr an den Kunden rausgehen, um Verlusten vorzubeugen.