Die Hausgeldabrechnung fasst alle Zahlungen des Hausgeldes in Form einer Abrechnung zusammen. Diese Abrechnung wird von dem Verwalter einer Immobilienanlage bzw. einer Wohnungseigentümergemeinschaft meist am Ende von einem Kalenderjahr für Wohnungseigentümer erstellt.
Eigentümer von Wohnungen müssen zwar keine Miete zahlen, es fallen jedoch neben den üblichen Nebenkosten (z.B. für Strom, Telekommunikation, etc.), auch Gebühren für die Verwaltung und Instandhaltung des Gebäudes an, das in einzelne Eigentumswohnungen eingeteilt ist. Die Kosten für die Verwaltung und Instandhaltung werden gemeinsam als Hausgeld zusammengefasst, das die Eigentümer monatlich an die Hausverwaltung zahlen müssen. Dabei fließen alle Beiträge in einen gemeinsamen Topf, eine Hausgeldkasse, die in der Regel von einem Immobilienverwalter geführt wird.
Mit der Hausgeldabrechnung werden jene Hausgeldzahlungen des vergangenen Jahres abgerechnet. Eigentümer einer Wohnungsgemeinschaft sollten deshalb einen besonders zuverlässigen Hausverwalter wählen, der genau mit der Erstellung von Hausgeldabrechnungen vertraut ist und alle Kostenpositionen richtig aufführt. Auch ein besonders ökonomisches Verwalten ist hierbei wichtig, damit die Eigentümer nur das Hausgeld für wichtige Ausgaben entrichten und die Instandhaltungskosten zu fairen Konditionen ausgehandelt werden.
Das Hausgeld besteht aus vielen einzelnen Positionen. Einige davon können Eigentümer auf den Mieter umlegen, falls die Wohnung vermietet wird. Es gibt aber auch Kosten, die vom Eigentümer eigenständig getragen werden müssen. Diese fallen in der Regel 30 Prozent höher aus als die Kosten, die der Mieter begleichen muss.
Zu den Positionen, die auf den Mieter umgelegt werden können, zählen Betriebskosten, Kosten für Heizung, Wasser, Abwasser, die Müllentsorgung, Hausmeisterdienste, Reinigungsdienste, sowie die Wartung des Fahrstuhls, falls einer im Gebäude vorhanden ist. Vermieter müssen hingegen die Kosten für die Instandhaltung und Verwaltung der Immobilie tragen, da diese Kosten ihnen zugute kommen. Dafür zahlen die Mieter einen Mietzins, mit dem die Instandhaltung der eigenen Immobilie finanziell mitgetragen wird.
Zu den Kosten für die Instandhaltung zählen alle Positionen, die für die Erhaltung des gemeinschaftlichen Wohngebäudes aufgewendet werden müssen. Diese Kosten steigen mit dem Alter des Objektes, da solche Immobilien anfälliger für Mängel sind, die durch Witterung, Alterung, aber auch durch die Abnutzung der Bewohner entstehen.
Die Verteilung der Kosten für die einzelnen Positionen erfolgt gemäß der Verteilerschlüssel. Über die Hausgeldabrechnung erfahren die Eigentümer somit genau, welche Kosten entstanden sind, die ihrer Wohnung zuzuordnen sind. Da ein Hausverwalter immer nur die ungefähren Kosten für ein zukünftiges Kalenderjahr einkalkulieren kann, werden monatliche Pauschbeträge in Form eines Hausgeldes an die Hausverwaltung abgeführt. Am Ende des Jahres werden dann die tatsächlichen Kosten den Vorauszahlungen durch die einzelnen Eigentümer gegenübergestellt. Dabei sollte im besten Fall ein Ausgleich stattfinden. Da sich die Kosten nicht immer perfekt kalkulieren lassen, kommt ein Fehlbetrag oder ein Guthaben zustande. Fehlbeträge müssen durch die Eigentümer ausgeglichen werden, damit mit der Hausgeldkasse weiter gewirtschaftet werden kann. Guthaben verbleiben in der Regel in der Hausgeldkasse und werden als Rücklagen für zukünftige Instandhaltungsmaßnahmen genutzt.
Kommt am Ende der Berechnung ein Guthaben für die jeweiligen Eigentümer zustande, so wird die monatliche Vorauszahlung in Zukunft gemindert. So läuft man nicht Gefahr, dass sich zu große Summen in der Hausgeldkasse ansammeln.
Einige Eigentümer von Wohnungen geben gerne ihren alten Wohnort auf, um in eine neue Immobilie zu ziehen oder geben eine Eigentumswohnung als Investment auf, um in andere Anlageklassen zu investieren. Hierbei stellt sich die Frage, was mit den Hausgeldzahlungen passiert, die sich als Rücklagen in der Hausgeldkasse angesammelt haben. Verkäufer können diese geleisteten Zahlungen in der Regel nicht von der Eigentümergemeinschaft herausfordern, vielmehr wird die Summe auf den neuen Eigentümer der Wohnung übertragen. Die Anbieter der Wohnung können lediglich über einen höheren Verkaufspreis der Immobilie die eingezahlten Hausgelder kompensieren.
Häufig wird die Hausgeldabrechnung mit der Nebenkostenabrechnung in der Praxis verwechselt. Beide Abrechnungen sind jedoch nicht deckungsgleich, sondern beinhalten verschiedene Kostenpositionen. Eine Hausgeldabrechnung ist nur für Eigentümer bestimmt, unabhängig, ob sie das Objekt selbst nutzen oder weitervermieten. Die Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, wird hingegen vom Vermieter für den Mieter erstellt. Basis dafür ist die Hausgeldabrechnung, die der Vermieter von der Hausverwaltung zugesendet bekommt. In der Nebenkostenabrechnung finden sich dann alle umlagefähigen Kostenpositionen aus der Hausgeldabrechnung, die der Mieter zusammen mit dem Mietzins monatlich an den Eigentümer entrichten muss.