Eine Hausverwaltung ist für die Verwaltung vermieteter Objekte zuständig. Dabei kann es sich sowohl um Wohnanlagen handeln, als auch um gewerbliche Objekte.
Die Verwaltung von Immobilien ist heutzutage mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Besonders große Wohnanlagen mit mehreren Wohneinheiten und vielen Bewohnern sind deshalb auf eine professionelle Hausverwaltung angewiesen. Teilweise wird auch die Verwaltung von den Wohnungseigentümergemeinschaften selbst übernommen, wenn nur wenige Parteien vorhanden sind und die Größe der Wohneinheit überschaubar bleibt. Eine Hausverwaltung empfiehlt sich auch aufgrund der gesetzlichen Verwalterpflicht, aber auch das WEG-Recht wird stets komplizierter, sodass Hausverwalter hier einen klaren Überblick behalten.
Wird von den Eigentümern eine Hausverwaltung bestellt, kümmert sich diese um die Organisation der Immobilien. Dies erfolgt sowohl aus kaufmännischer, rechtlicher, als auch technischer Sicht. Vielfach wird angenommen, dass die Hausverwaltung sich nur um die Aufgaben eines Hausmeisters kümmert. Dieser wird jedoch lediglich von der Hausverwaltung überwacht, handelt in deren Auftrag und wird häufig nur als Erfüllungsgehilfe für diese tätig. So überwacht die Hausverwaltung regelmäßig, ob Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen vorgenommen wurden, ob die Reinigungsarbeiten im Innen- und Außenbereich durchgeführt werden oder auch, ob Müllcontainer rechtzeitig für die Abholung an die Straße gestellt werden.
Nach dem Mehrheitsprinzip wird auf der Eigentümerversammlung der Wohnungseigentümergemeinschaft beschlossen, ob die Organisation von einer Hausverwaltung übernommen werden soll oder ob die Wohnungseigentümer die Verwaltung selbst regeln möchten.
Die Aufgaben der Hausverwaltung werden nicht auf einen rechtlich festgelegten Leistungskatalog beschränkt. Vielmehr lassen sich die verschiedenen Aufgaben individuell in einem Verwaltervertrag festhalten, die genau auf das jeweilige Wohn- oder Gewerbeobjekt zugeschnitten ist. Eine der wichtigsten Aufgaben eines Hausverwalters ist die Wahrnehmung der Eigentümerinteressen gegenüber anderen Mietern oder Dritten. Zudem lässt sich die Hausverwaltungstätigkeit grundsätzlich in eine technische, juristische und kaufmännische Verwaltung unterteilen:
Zum kaufmännischen Bereich gehört das Vereinnahmen und die Verwaltung der Mieten, die in regelmäßigen Abständen von den Mietern der Immobilien zu entrichten sind. Werden die Zahlungszeiträume für die Entrichtung des Mietzinses überschritten, kümmert sich die Hausverwaltung auch um das Abmahnen des Mieters, wenn er in Verzug gerät. Auch die Abrechnungen gegenüber den Eigentümern, sowie die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gehören zu den Aufgaben eines Hausverwalters.
Die Hausverwaltung hat nicht nur die Überwachung der eingehenden Einnahmen zu regeln, sondern muss sich auch um die Bezahlung anfallender Kosten kümmern. Dazu zählen Kosten für die Abfallentsorgung, den Hausmeisterservice, Reparaturen durch Handwerker oder Kosten für die Instandhaltung der Anlage und von Nebengebäuden. Auch Versorgungsleistungen mit Kabelempfang, Wasser, Strom oder Gas werden von der Hausverwaltung übernommen, sofern der Verwaltervertrag nichts anderes regelt. Jede Hausverwaltung ist für eine ordentliche Buchführung verantwortlich, die die genauen Einnahmen und Ausgaben beziffert. Die Eigentümer haben dabei ein Recht auf Einblick in die Kostenaufstellung und werden mittels der Jahresabrechnung über die aktuellen, sowie die zukünftig anfallenden Kosten informiert.
Neben der kaufmännischen Verwaltung zählt auch die technische Organisation zu den Kernaufgaben einer Hausverwaltung. So kümmert sich der Hausverwalter um die Modernisierung und Instandhaltung des Gebäudes, aber auch um die Steuerung von Dienstleistern. Er beauftragt im Namen der Eigentümergemeinschaft einen Hausmeisterservice, der sich um Reparaturen und Reinigungsarbeiten im und am Gebäude kümmert. Dabei überwacht die Hausverwaltung die Tätigkeiten des Hausmeisters und kümmert sich, wenn es von den Eigentümern Beschwerden über die Durchführung der Maßnahmen gibt. Auch der Betrieb und die Kontrolle von Einrichtungen gehört zu dem Leistungsbereich einer professionellen Hausverwaltung.
Da sich Regeln und Gesetze auch im Wohnungseigentumsrecht ständig verändern, muss sich eine Hausverwaltung stets über die aktuelle Rechtsprechung und Gesetzgebung informieren. Dazu gehören auch Weiterbildungsmaßnahmen, an denen Hausverwalter regelmäßig teilnehmen müssen. Des Weiteren verhandelt die Hausverwaltung mit Ämtern und vertritt den Eigentümer als juristische Person gegenüber Dritten.
Für die Verwaltungstätigkeit gibt es keine spezielle Gebührenordnung, vielmehr wird in der Praxis die Vergütung zwischen den Parteien frei vereinbart. Bei der Mietverwaltung haben sich jedoch einige Richtwerte entwickelt, auf die Eigentümer von Immobilien zurückgreifen können:
So betragen die Kosten für die Verwaltung einer Mietwohnung monatlich zwischen 15 und 25 Euro. Dazu kommen noch Kosten von 3 bis 5 Euro pro Garage oder Stellplatz. Nimmt der Hausverwalter an einer Eigentümerversammlung teil, um rechtliche oder organisatorische Dinge zu regeln, dann liegt die Vergütung für die Teilnahme bei etwa 60 Euro pro Stunde.