Instandhaltungsrücklagen in Form von Reparatur- oder Erneuerungsfonds sind keine gesetzliche Vorschrift für Eigentümer von Wohnimmobilien, bilden jedoch eine finanzielle Sicherheit, die sich lohnen kann.
Besitzer von Immobilien können sich an ihrem Eigentum erfreuen, müssen jedoch Kosten für den Unterhalt von Wohnungen und Häusern für die Zukunft einplanen. Dazu zählen auch (unerwartete) Reparaturen, da jederzeit etwas defekt gehen kann bzw. modernisiert oder repariert werden muss. Tritt der Bedarfsfall plötzlich ein, wird dank Instandhaltungsrücklagen kein zu tiefes Loch in Haushaltskasse gerissen, sodass Besitzer von Immobilien immer eine gewisse finanzielle Sicherheit besitzen. Die Rücklagenhöhe sollte sich dabei nach dem Alter der Immobilie richten, aber auch nach dem aktuellen Zustand des Wohnobjekts. Bei Bedarf ist eine Aufstockung mit zunehmender Zeit empfehlenswert, um mit unerwartet hohen Kosten stets fertig zu werden.
Zwar ist bei einem Neubau nicht mit alsbaldigen Reparaturen zu rechnen und Mängel sind in den ersten Jahren vom gesetzlichen Gewährleistungsrecht gedeckt, trotzdem sollten Immobilienbesitzer auch hier vorsorgen. Auch bei neu errichteten Bauwerken können Instandhaltungsrücklagen helfen und finanziell absichern.
Die Empfehlungen für Instandhaltungsrücklagen liegen bei neuen Objekten bei einem Euro pro Quadratmeter, der pro Jahr zurückgelegt werden sollte. Für ältere Immobilien sollte die doppelte Summe veranschlagt werden. Je mehr Rücklagen geschaffen werden, desto mehr Sicherheit erhalten Immobilienbesitzer, falls der ungewollte Ernstfall eintritt.
Es bleibt Wohnungseigentümern selbst überlassen, ob und in welcher Höhe sie Rücklagen für die Instandhaltung von Immobilien bilden, da keine gesetzliche Verpflichtung dafür existiert. Besteht eine Eigentümergemeinschaft, müssen sich jedoch in den meisten Fällen die Eigentümer mit einem Anteil an Rücklagen beteiligen, der für zukünftige Reparaturarbeiten zurückgelegt wird. Möchten sich einzelne Eigentümer nicht beteiligen, besteht nur noch der Klageweg vor Gericht. Hier hat die Gemeinschaft jedoch juristisch gute Chancen. Die Eigentümergemeinschaft tritt dabei als eigenständige Rechtsperson auf.
Wird eine Eigentumswohnung verkauft, kann der alte Inhaber nicht mehr von den Rücklagen profitieren, vielmehr gehen diese auf den neuen Käufer über und bleiben für Instandhaltungen innerhalb der Gemeinschaft investiert. Der ursprüngliche Eigentümer kann jedoch die Rücklagen bei der Festsetzung des Kaufpreises für das Objekt mit einkalkulieren, sodass die eingezahlten Gelder nicht verloren sind.
Käufer von Eigentumswohnungen sollten sich vor dem Kauf stets darüber informieren, ob Rücklagen für Instandhaltungen vorhanden sind und in welcher Höhe sie bestehen. So können die Interessenten zukünftige Kosten für Reparaturen besser kalkulieren und bereits vor dem Kauf herausfinden, ob ausreichende Mittel für Schadensfälle vorhanden sind. Auch monatliche Abschlagszahlungen in Form des Hausgeldes lassen sich so besser für Wohnungskäufer abschätzen. Des Weiteren sollten Käufer darauf achten, ob sich ein Reparaturstau gebildet hat, der durch unzureichende Rücklagen für Instandhaltungsmaßnahmen in der Vergangenheit entstanden ist. So können hohe Kosten nach dem Kauf der Immobilie verhindert werden.
Um in Zukunft mit Mängeln aufgrund von Alterung, Abnutzung oder Witterung fertig zu werden, zahlen Eigentümer einer Wohngemeinschaft monatliche Beiträge auf ein gemeinsames Konto ein (Reparaturfonds). Diese Gelder werden meist von einer speziell bestellten Hausverwaltung verwaltetet und nach Absprache mit den einzelnen Eigentümern für Instandhaltungsmaßnahmen verwendet.
Die Höhe wird dabei bei Eigentümerversammlungen festgelegt, die meistens mehrfach jährlich zusammenkommen. Die Hausverwaltung kann dabei Vorschläge einbringen, über die die einzelnen Eigentümer auf der Versammlung abstimmen. Der zuzahlende Anteil wird pro Eigentümer abhängig von der Größe des persönlichen Wohnraums ermittelt. Eigentümer können auf Versammlungen Instandhaltungsrücklagen auch theoretisch ablehnen. Dies kommt aber in der Praxis kaum vor, da bei der überwiegenden Mehrheit ein Interesse an der Erhaltung des Wohnobjektes und somit an der finanziellen Sicherheit besteht.
Bei der Ansammlung von zu wenig gezahlten Beiträgen besteht die Möglichkeit einer Sonderumlage. Hierbei müssen die Eigentümer eine speziell festgelegte Zusatzzahlung entrichten, die für aufkommende Instandhaltungsmaßnahmen verwendet wird. Diese kann sich schnell auf einige Tausend Euro belaufen, da besonders Dach- oder Fassadenrenovierungen für Eigentümer sehr kostspielig sind. Weiterhin können auch die Höhen für Rücklagenzahlungen angehoben werden, um einen zukünftigen Reparaturstau zu vermeiden.
Sammelt sich mit der Zeit zu viel Geld für zukünftige Reparaturen an, empfiehlt es sich, diese Finanzmittel anzusparen, um mit akuten Zahlungsbelastungen besser fertig zu werden. Dazu kann der Betrag auf einem Tagesgeldkonto deponiert werden, um von kleinen Zinserträgen, aber auch von der dauerhaften Verfügbarkeit zu profitieren.