In der Wohngeldabrechnung befinden sich alle Kosten, die eine Wohnungseigentümergemeinschaft tragen muss. Diese Abrechnung wird einmal jährlich von der Hausverwaltung ausgestellt, die für die Administration der Eigentümergemeinschaft verantwortlich ist.
Die aufgeführten Kosten müssen von den einzelnen Mitglieder der Eigentümergemeinschaft getragen werden. Die Aufschlüsselung erfolgt dabei in der Regel individuell nach der Höhe der einzelnen Eigentumsanteile. Eine jährliche Abrechnung ist dabei verpflichtend, um zu verhindern, dass sich bevorstehende und notwendige Kostenanteile ansammeln. Die Vorstellung der einzelnen Abrechnungsposten erfolgt auf der Eigentümerversammlung. Diese kann einmalig im Jahr oder an mehreren festgesetzten Terminen erfolgen, falls mehrere Abstimmungen notwendig sind. Auf der Eigentümerversammlung erfolgt zudem die Genehmigung der Abrechnung. Entscheidend dabei ist die Mehrheit aller abgegebenen Stimmen. Sollte die überwiegende Anzahl der Eigentümer mit den aufgeführten Kosten nicht einverstanden sein, ist eine Ablehnung durch die Eigentümergemeinschaft ebenfalls möglich. Für die Ablehnung ist somit eine absolute Mehrheit erforderlich.
Eine Wohngeldabrechnung sollte stets übersichtlich gestaltet sein. Die Hausverwaltung muss deshalb darauf achten, dass alle Einnahmen und Ausgaben genau aufgeführt sind. Die Ausgaben dienen dabei der Instandhaltung und Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Die Auflistung der Kostenpunkte erfolgt in der Regel tabellarisch und wird zum Schluss addiert, um die Gesamthöhe zu ermitteln. Einen besonders großen Posten bilden dabei die Wasser- und Abwasserkosten. Darüber hinaus werden auch die Kosten für das Heizen, aber auch für die Abfallentsorgung durch die städtische Müllabfuhr aufgeführt. Allerdings dürfen Heizkosten in die Berechnung nur Einfließen, wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft über eine zentrale Heizungsanlage verfügt, die von allen Bewohnern gemeinschaftlich genutzt wird. Besitzt jeder Eigentümer eine eigenständige Heizanlage, so muss er die Kosten im Rahmen eines eigenen Vertrags an den Energieversorger begleichen.
Bei der Bilanzierung werden Ein- und Ausgaben bei der Abrechnung gegenübergestellt. Dabei sind auch Verzinsungen aufzuführen, die durch das Anlegen des Geldes erwirtschaftet werden, das nach dem Einzahlen nicht sofort genutzt wird. Ebenso werden Erträge aus Vermietungen aufgezählt, falls Gemeinschaftseigentum an Dritte vermietet wird. Den wichtigsten Posten bilden jedoch die Beiträge der einzelnen Eigentümer, die in monatlichen Raten in die Gemeinschaftskasse fließen.
Nach Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben, sieht das Gesetz die Erstellung eines Wirtschaftsplans vor. Wird der Wirtschaftsplan von der Gemeinschaft durch Abstimmung abgesegnet, dann werden die einzelnen Eigentümer zur Zahlung der geforderten Beiträge verpflichtet. Diese Zahlungen erfolgen in Form eines Hausgeldes. Bei dem Hausgeld handelt es sich um Vorschüsse, die geleistet werden müssen, damit die Hausverwaltung damit entsprechende Maßnahmen einleiten kann.
Insgesamt muss eine Wohngeldabrechnung also alle Einnahmen und Ausgaben enthalten, die abgeflossen oder zugeführt worden sind. Darüber hinaus ist die Abbildung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage erforderlich. So können die Eigentümer sehen, wie hoch die Summe des Gemeinschaftsvermögens ist und welche Zahlungen sich im Rückstand befinden. Sämtliche Kosten müssen dabei vom Verwalter separat in der Rechnung aufgeführt werden. Zudem muss die Wohngeldabrechnung von der Verwaltung zeitnah erstellt werden.
Nach den Vorrausetzungen des Bundesgerichtshofs setzt eine Wohngeldabrechnung insgesamt fünf grundlegende Anfordernisse voraus. Zum einen muss sie vollständig sein, also alle Einnahmen und Ausgaben enthalten. Denn nur so kann eine richtige Entscheidung durch die Eigentümergemeinschaft bei der Abstimmung getroffen werden. Darüber hinaus muss die Entwicklung der Instandhaltungsrücklagen aus der Abrechnung hervorgehen. Auf diese Weise lässt sich die Vermögenslage der Gemeinschaft genau überblicken. Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage muss zudem Ausschluss darüber geben, welche Beiträge in welcher Höhe durch die Eigentümer geleistet werden müssen. So wird verhindert, dass erforderliche Zahlungen stets geleistet werden, damit sich kein Sanierungsstau bildet. Zusätzlich muss die Wohngeldabrechnung die durchgeführten Zuführungen enthalten. Nur so können die Eigentümer die Auswirkungen ihrer Zahlungen auf die Instandhaltungsrücklage erkennen. Abschließend ist eine einfache Gestaltung eine wichtige Voraussetzung, damit die Abrechnung auch von Laien nachvollzogen werden kann.
Zu den wichtigsten Posten einer Wohngeldabrechnung zählt die Instandhaltungsrücklage. Diese wird von den Eigentümern gebildet, damit Instandhaltungsmaßnahmen, die in der Zukunft liegen, finanziert werden können. Nach einem Beschluss des Bundesgerichtshofs im Jahr 2010 darf dieser Posten nicht als Ausgabe in die Abrechnung einfließen. Die Instandhaltungsrücklage ist somit stets als Einnahme zu verbuchen. Dies ergibt sich daraus, dass jede Einzahlung in Hausgeldkasse eine Zuwendung für die gesamte Gemeinschaft darstellt. Darüber hinaus urteilte das höchste Gericht, dass nicht nur die bereits gezahlten Eigentümeranteile als Einnahmen auszuweisen sind, sondern auch die geplanten und geschuldeten Leistungen.