Die Begriffe Debitor und Kreditor stammen aus dem betriebs- bzw. finanzwirtschaftlichen Sektor und sind komplementäre Begriffe: Das bedeutet, dass es immer dort einen Debitor gibt, wo auch ein Kreditor vorhanden ist. Kurz gesagt ist ein Kreditor eine natürliche oder juristische Person bzw. ein Unternehmen, welches Dienstleistungen, Produkte oder finanzielle Mittel zur Verfügung stellt. Der Debitor ist das Gegenstück, also der Schuldner.
Entscheidend für diese Begriffe ist die Zahlungsweise: Zahlt das Unternehmen oder der Kunde direkt bei der Lieferung, per Vorkasse oder beispielsweise mit Sofortüberweisung, so ist die Leistung beglichen und es entsteht kein Schuldnerverhältnis. Erst bei Kauf auf Rechnung und der Festlegung eines Zahlungsziels entstehen Debitoren und Kreditoren.
Wer häufig Kunde bei dem gleichen Unternehmen ist, erhält in der Regel ein Debitoren-Konto, in dem alle Rechnungen und Zahlungen dargestellt sind. Folglich ist immer eine Übersicht über ausstehende Forderungen vorhanden. Haben viele Kunden die gleichen Konditionen, so können auch Sammelkonten für Kundengruppen erst
Der Begriff Kreditor leitet sich vom lateinischen Wort „credere“ ab – es bedeutet „glauben“ oder „vertrauen“. Im Finanzwesen bezeichnet man als Kreditor den Gläubiger. Beispiele für Kreditoren sind Banken, Lieferanten und Agenturen. Sie stellen Geld, Waren oder Arbeitsstunden zur Verfügung, die erst später bezahlt werden. Im klassischen Sinne spricht man bei der zur Verfügung gestellten „Leistung” von einem vereinbarten Geldbetrag – der Kreditor trägt somit als Kreditgeber das allgemeine Risiko des Zahlungsausfalls.
Der Debitor wird nach dem lateinischen Wort „debere“ (= schulden) auch Schuldner genannt und ist demnach der Empfänger, also das Unternehmen oder die Person, die eine vereinbarte Leistung annimmt, ohne unmittelbar dafür zu bezahlen. Er fordert also eine Ware oder Dienstleistung und verpflichtet sich dazu, die gelieferte Ware oder die erbrachte Dienstleistung später finanziell zu begleichen. Für den Debitor liegt das Risiko in der Insolvenz: sowohl der Unternehmens- als auch der Privatinsolvenz.
Der Unterschied zwischen einem Debitor und Kreditor liegt in der Richtung, in welche die Forderung gestellt wird. In einfachen Worten könnte man sagen, dass es sich um einen Schuldner und Gläubiger handelt. Der Kreditor verpflichtet sich einer Leistungserbringung und der Debitor der Erfüllung einer Zahlungspflicht.
Dieser Sonderfall tritt auf, wenn es zu einer Überzahlung des Kreditors kommt. Wenn also beispielsweise ein Unternehmen seinem Lieferanten eine Rechnung bezahlt, aber nachträglich, beispielsweise wegen Reklamation (oder aufgrund fehlerhafter Lieferung) von diesem eine Gutschrift erhält. Wenn also Kreditoren am Ende des Geschäftsjahres ein Sollsaldo aufweisen, sind sie Debitorische Kreditoren. Es besteht ein Erstattungsanspruch.
Kauft ein Kunde (Debitor) bei einem Unternehmen und erhält das noch nicht bezahlte Produkt in einem defekten Zustand, so schickt er dieses zurück und der Betrag wird dem Debitor gutgeschrieben: Dadurch wird der Kunde ein Kreditorischer Debitor, bis die Rückzahlung oder Gutschrift erfolgt ist und das Debitorenkonto wieder den Saldo 0 aufweist. Wenn also Debitoren am Ende des Geschäftsjahres einen Habensaldo aufweisen, sind sie Kreditorische Debitoren.
Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind zwei Bereiche der Finanzbuchhaltung. Insbesondere mittelgroße und große Unternehmen nehmen diese Unterscheidung vor, um einen besseren Überblick über ihre Finanzen zu haben.
Die Debitorenbuchhaltung beschreibt das Management der Debitoren (d. h. der Kunden bzw. Schuldner) und beschäftigt sich mit der Verwaltung von Forderungen: Sie umfasst beispielsweise die Dokumentation, wer dem Unternehmen welchen Betrag schuldet und bis wann dieser fällig ist. Das Debitorenmanagement wird folglich auch Forderungsmanagement genannt. Als Teil der Finanzbuchhaltung in einem Unternehmen ist es Aufgabe der Debitorenbuchhaltung, offene Forderungen zu verwalten und Mahnungen zu versenden.
Zur Aufgabe der Debitorenbuchhaltung gehört das Anlegen von Debitorenkonten: Wer häufig Kunde bei dem gleichen Unternehmen ist, erhält in der Regel ein Debitorenkonto, in dem alle Rechnungen und Zahlungen dargestellt sind. Folglich ist immer eine Übersicht über ausstehende Forderungen vorhanden. Haben viele Kunden die gleichen Konditionen, so können auch Sammelkonten für Kundengruppen erstellt werden. Hier gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, sodass das Unternehmen selbst über die Kontenstruktur entscheiden kann.
Wie die Debitorenbuchhaltung aufgebaut ist und welche Aufgaben sie hat, erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Debitorenbuchhaltung.
Die Kreditorenbuchhaltung konzentriert sich auf die Schulden eines Unternehmens: Es werden alle Rechnungseingänge, Zahlungsvorgänge sowie offene Posten zwischen den Kreditoren und dem eigenen Unternehmen erfasst und übersichtlich aufgelistet. Sie erledigt alle Aufgaben, die mit eingehenden Rechnungen in Zusammenhang stehen.
Hauptaufgaben der Kreditorenbuchhaltung:
Stammdatenpflege
Erfassung der Rechnungseingänge
Rechnungsprüfung
Zahlungsverkehr (und Archivierung von Eingangsrechnungen)
Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich auch um die Korrespondenz mit den Kreditoren, z. B. mit Lieferanten und Dienstleistern.