Findet eine Eigentumsübertragung statt, entstehen Kosten, die für die Arbeit des Notars, aber auch für die Eintragung ins Grundbuch fällig werden. Aber auch für andere Dienstleistungen werden Notar- und Grundbuchkosten in Rechnung gestellt.
Wird das Eigentum an einer Immobilie übertragen, entstehen Kosten für die Arbeit von Notaren, aber auch für die des Grundbuchamtes. Dies ist auch dann der Fall, wenn eine Immobilie belastet wird. Dazu zählen etwa Wegerechte, Nießbrauchrechte oder auch Grundpfandrechte wie Grundschulden oder Hypotheken. Ein besonders häufiger Fall, bei dem Notar- und Grundbuchkosten anfallen, ist, wenn ein künftiger Bauherr ein Grundstück erwirbt. Gleiches gilt bei der Eigentumsübertragung von bereits fertigen Immobilien wie Wohnungen oder Häusern. Da Notare und Grundbuchämter automatisch per Gesetz in diesen Fällen bei der Eigentumsübertragung tätig werden müssen, können sie die Kosten auf den Erwerber übertragen. Ebenso wie die Grunderwerbssteuer oder die Provision für einen Immobilienmakler zählen Notar- und Grundbuchkosten zu den Kaufnebenkosten bei einer Immobilienübertragung. Weitere Kosten, die für Notare fällig werden können, sind in Fällen der Grundstücksschenkung, bei Abtretungen von Grundschulden oder wenn eine Grundschuld gelöscht werden soll.
Jede Übertragung von Eigentum an einer Immobilie setzt eine Beurkundung des Notars voraus (§ 311b BGB), die der Notar in Rechnung stellt. Wird diese Formvorschrift nicht beachtet, kann immer noch eine Gültigkeit erfolgen, sofern eine Auflassung und Eintragung ins Grundbuch stattfindet. Aber auch hier ist das Grundbuchamt beteiligt, sodass hier Grundbuchkosten fällig werden. Ein weiterer Kostenfaktor, der für die Arbeit des Grundbuchamtes anfallen kann, ist bei grundpfandrechtlichen Vorgängen wie Hypotheken oder Grundschulden, die besonders zur Absicherung größerer Kreditsummen genutzt werden. Besonders Kreditinstitute möchten gerne eine grundpfandrechtliche Absicherung haben, wenn sie einen Kredit für den Bau eines Gebäudes oder den Kauf eines Grundstücks vergeben. Um einheitliche Gebührensätze zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber ein festes Gerichts- und Notarkostengesetz geschaffen. Dabei gelten gesetzliche Festpreise, die sich nicht verhandeln lassen. Die Höhe der Gebühren sind prozentual abhängig von der Kaufpreishöhe. Mit Notar- und Grundbuchkosten von 1,5 bis 2 Prozent müssen Erwerber von Immobilien dabei rechnen.
Vor der Eintragung des neuen Eigentümers in das Grundbuch, ist eine notarielle Beurkundung des Kaufvertrags durch den Notar notwendig. Außerdem muss der Notar weitere vorbereitende Tätigkeiten für den Vollzug der Eigentumsübertragung an einer Immobilie durchführen. Ebenso gehört es zu den Aufgaben eines Notars, dass er Genehmigungen einholt. Beispielhaft seien hier Sanierungsgebiete und Vorkaufsverzichtserklärungen zu nennen. Zudem ist die Registrierung einer eventuellen Auflassungsvormerkung im Grundbuch erforderlich. Daneben fallen häufig Tätigkeiten für die Abwicklung eines Eigentümerwechsels bei Immobilien an. So muss der Notar etwa ein spezielles Notaranderkonto einrichten und dieses während der Durchführung der Zahlungsabwicklung betreuen. Die anfallenden Kosten sind insgesamt abhängig von dem Aufwand der Tätigkeiten oder auch den Höhen der Kaufpreise für Grundstücke oder einzutragende Grundschulden. Per Gesetz muss ein Notar die einzelnen Parteien immer neutral beraten und darf die Vertragspartner weder bevorzugen noch benachteiligen. Ebenso ist eine objektive juristische Beratung notwendig, die alle in Betracht kommenden Szenarien rechtlich korrekt wertet. Weiterhin muss der Notar die Parteien aufklären, ob bestimmte Vorgänge rechtlich umsetzbar sind oder die Vertragsgestaltung einzelne Korrekturen erfordert.
Wird das Eigentum an einer Immobilie übertragen, zählen die Notar- und Grundbuchkosten zu den wichtigsten Nebenkosten, die beim Objektübergang entstehen. Erwerber von Immobilien sollten sich deshalb genau vor dem Kauf mit den Notar- und Grundbuchkosten befassen, damit es später finanziell nicht zu bösen Überraschungen kommt. Zusammen mit anderen Bau- und Kaufnebenkosten können die Gebühren schnell einen Prozentsatz von 10 bis 15 Prozent erreichen. Eine Berücksichtigung dieser Kosten ist bei der Planung damit ein wichtiger Bestandteil. Auch der Notar sollte die Klienten über die genauen Kosten vorher informieren. Dies gilt auch für die Gebühren, die vom Grundbuchamt für Tätigkeiten wie die Eintragung vorgenommen werden. Notar- und Grundbuchkosten lassen sich jedoch teilweise einsparen, besonders dann, wenn der Notar nur in einem geringen Ausmaß tätig werden muss. Ist das Grundstück im Grundbuch beispielsweise nicht belastet, entfallen die Kosten für Löschungen. Ebenso lassen sich einzelne Termine, wie etwa für die Kaufvertragsbeurkundung und die Grundschuldbestellung zusammenlegen, sodass Käufer zusätzlich Geld sparen können. Für Bauherren ist es ebenso günstiger ein Grundstück ohne Haus zu erwerben, da sich die Notarkosten hier nur auf die Liegenschaft und nicht auf die spätere Immobilie beziehen.